台灣企業導入RPA | 用UiPath自動化報表整理工作
以下 UiPath 實際導入案例是 PGi 合作客戶的分享，該企業先從涉及ERP、Excel 及內部自建系統的管理部門報表資料整理開始，並以「流程本身是否已經有一定程度的標準化」作為第一個流程試驗的考量。
現在，有了RPA，公司能夠更有彈性去運用人力資源。
內心有變得比較輕鬆，因為那些低附加價值的事不需要自己來做了，現在也可以更專注在管理與溝通工作上。
一、為什麼要導入RPA？
該公司總部一直投入在「改變工作型態」，減少員工加班狀況，強制員工把有限的時間優先用在高附加價值的工作項目上。
在2016年初始，總部IT總監觀察到RPA概念已在亞洲、歐洲逐漸盛行，經過謹慎檢查比較多個RPA品牌後，2018年年末，UiPath被正式認定為公司的官方RPA工具，並在初期就培訓多位內部RPA開發人員。
二、最常見的自動化工作流程類型
- 自動上網收集資料、彙整並分享：UiPath 流程機器人固定登入不同產品網站、擷取更新的產品資訊、再轉貼彙整到Excel，最後自動寄信給負責人。透過UiPath RPA 流程機器人，不只降低數據在擷取轉貼過程中的出錯率，同時也節省每年共500小時的工作時數。若透過原本人力執行，在同樣時間內，最多只能做1種產品的資料收集。
- 自動Email 附件下載、輸入核心系統：客戶透過Email來信付款資訊附件，輸入核心系統，輸出付款通知，接著發送Email給指定負責人。
三、優先自動化的3種工作流程
此客戶的3個流程，涉及ERP、Excel 及內部自建系統。
該客戶基於「流程本身是否已經有一定程度的標準化」作為第一個流程試驗的考量，因為只要有清楚的SOP標準作業程序，就能更快開始RPA流程機器人的設計，不需花過多時間協同其他部門梳理工作流程本身，就能較快取得第一次試驗的成果，取得 small win 以建立團隊信心。
以下簡述三個管理相關流程
獲利報告
每月要在ERP系統上抓取所有事業部各幣別獲利表，也就是這個動作要做數十次，最後再產出部門別獲利彙總報表。每次作業約花60分鐘。
信用分析
每月要到ERP系統下載客戶與廠商未收付表，才能去做信用分析。每次光下載整理作業約花60分鐘。
外幣損益
每月要在ERP系統上抓取每個部門在上個月的幣別對美金的報表後，才能產生上個月的外幣損益表，重複近百次的特定報表抓取動作。每次作業約花費120分鐘。
四、導入 UiPath 的兩種價值
直接、短期可換算價值
- 在既有流程頻率下，除了每月省下4小時外，也因每次產出固定報表的時間變短，而更有餘裕去因應更即時的分析需求。
無形價值
包含：員工工作內容滿意度與員工專注力
- 工作滿意度：幫員工卸除原本就不太喜歡做的事，也就是那些會讓員工覺得沒有意義與無法能力加值的事，實際上也卸除低成就感的內在情緒，這對重視「身心健康管理」的公司而言是非常重要的。
- 員工專注度：因流程機器人能準時完成排定的工作任務，員工有臨時性的任務時，能更投入於當下解決問題，而不會因為臨時增加任務，而心裡還想著未完成的例行性瑣事。現在能因為有了RPA，而能提高解決問題的專注程度。
五、實施 RPA 後，對 RPA 的想法
從公司運用人力資源的角度來看：過去，如果工作量增加了，公司會想到的方法是增加人力，但若遇到工作量下降時，還要考量人員配置問題。但現在，有了RPA，公司能夠更有彈性去運用人力資源。
從員工滿意度層面來看：公司預計導入RPA到其他部門，因為有了RPA一起共事之後，內心有變得比較輕鬆，因為那些低附加價值的事不需要自己來做了、現在也可以更專注在管理與溝通工作上。
六、為何選擇 PGi 樺鼎實施 UiPath 導入？ 本次與 PGi 樺鼎團隊合作的想法？
當初我們在評選廠商時，除了【PGi樺鼎】外，也有找其他顧問公司。
最後是因為【PGi樺鼎】和 UiPath 原廠，幫助我們了解不同廠商的定位，因為我們的需求是「UiPath 自動化流程專案的建置」，並不是「流程重建」，因此選擇【PGi樺鼎】 的技術團隊作為在台灣地區第一次導入的合作夥伴。
在實際合作上，PGi樺鼎的「開發導入顧問」在20天左右完成委託之流程機器人的開發與內部教育訓練。
而 PGi樺鼎 的「開發技術顧問」Marco，在流程開發時的思考很周全，會額外考慮到後續維護的便利性與擴充性，而多設計一些動作在裡面，而不是單單完成原本設定的，這個細節就讓我們比較放心。
訪談後記：
我們再次謝謝本客戶對PGi樺鼎團隊的信任與支持，給看到這篇文章的企業，更有信心採取行動，並在未來帶來一點改變、逐步實踐身心更健康的工作模式。
如同我們家導入顧問 Marco 所說：
「在與企業溝通的過程中，經常發現用戶對 RPA 存在一些誤解，例如：以為導入RPA後，企業就會裁員，其實這並不是一個完全正確的觀念，RPA 確實可以節省成本與人力，就他的經驗，幾乎沒有遇到裁員的案例，原因是現今的企業大多都是人力吃緊的狀態，幾乎沒有滿員過，而RPA的目的是為了降低已經超載的工作量。」
➜ 延伸閱讀：認識RPA之後呢？5個你一定會關心的常見問題
七、我該從哪一種流程開始？
首先，必須先正確認知到，實施RPA是一個漸進式旅程，不是那種一次性的專案。
所以通常客戶第一個開始的自動化流程，都是選擇那些可以最快看到效益的流程，因為他們知道必需先被管理層看見、被團隊信任、被支持，才有機會開始組織一個跨部門的專案團隊，最後，真正轉變為一個「自動化營運優先的組織」，看到大規模的成效。
至於「最快看到效益」，你可以有三種考量面向：
- 全盤檢視整體人力佈局，哪些地方花最多人力，這些人力花最多時間在哪裡？
- 目前最花錢的單位在哪裏？RPA是否有可以效力的地方
- 哪一個流程是直接跟客戶有關、且客戶最重視，或是目前讓客戶最不滿意的
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